چرا A3 شما درست از آب در نمی‌آید؟ و چه کاری از دست‌تان برمی‌آید؟

مایک رادر/مریم دربندی

گزارش A3 چیست؟

گزارش A3، گزارشی است که در تویوتا به کار می‌رود و روی یک کاغذ سایز A3 نوشته می‌شود. امتیاز گزارش A3 بر سایر گزارش‌ها این است که در آن، تمام مراحل به طور مختصر، دقیق و واضح توضیح داده می‌شود.

مطالعه بیشتر: مراحل نوشتن یک گزارش A3

A3 در تویوتا

در جریان تهیه یک گزارش A3 ، مدام مجبور می‌شوید افکارتان را فیلتر و اصلاح کنید تا در یک کاغذ سایز A3 جا شود، به طوری که مدیر شما با خواندن آن کاغذ A3 به پاسخِ پرسش‌های اصلی خود برسد. A3 نویسی که در تویوتا آموزش داده می‌شود خیلی کوتاه است شاید یک یا دو ساعت. مدت زمان کوتاه آموزش به این معنی است که نوشتن گزارش A3، به جز دانش نیاز به مهارت دارد؛ مهارتی که باید از مدیرِ خود و با تمرین بسیار زیاد یاد بگیرید.
از طرف دیگر، A3 ، صرفاً یک گزارش نیست. در یک گزارش A3 مدارک و مستندات در حینِ فرایند یادگیری تکمیل می‌شوند و این فرایند یادگیری به مراتب از خود A3 مهم‌تر است. همچنین به کمک A3 ، یاد می‌گیرید که سیستماتیک و علمی فکر کنید و عمل کنید. وقتی شما به کمک مدیر خود یا همراه با یک تیم، A3 می‌نویسید بیش از هر زمان دیگری با هم هم‌فکر می‌شوید در واقع A3 نویسی راهی است برای رسیدن به اجماع و توافق همگانی.

هدف ابزار A3 چیست؟

افرادی که تجربه کار در تویوتا را دارند می‌گویند: در شروع کارشان به آن‌ها یک کار داده می‌شد که باید درباره آن یک A3 می‌نوشتند. در نتیجه، بعد از مدت کوتاهی ابزار A3 و تفکر در چارچوب A3، به محور تفکر آن‌ها درباره رویکرد تویوتا به مسائل تبدیل می‌شد. در هر حال، ابزار A3 ، در درجه اول وسیله‌ای است برای تسهیل ارتباط بین مدیر و اعضای تیم که رابطه آن‌ها بیشتر شبیه به مربی و شاگرد است تا رئیس و مرئوس. بنابراین، خودِ A3 هدف نیست بلکه هدف، آموزش یک الگوی علمی تفکر و عمل به کارکنان است تا وقتی در حال انجام وظایف‌شان هستند یا با مشکلی برخورد می‌کنند بتوانند طبق آن الگو تفکر و عمل کنند.

نکته قابل توجه و جدی برای افرادی که بیرون از تویوتا کار می‌کنند و از ابزار A3 استفاده می‌کنند: باید توجه داشته باشند که هنر طراحی گام‌های این الگویِ فکری، بیش از آن که در فرمت A3 باشد در ذهن مربی نهفته است و سایز کاغذ و حتی فرمت گزارش A3 سهم اندکی در ایجاد این الگوی فکری در ذهن و ناخودآگاه افراد دارد. بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که الگوهای فکری و رفتاری در تویوتا در دستان مربی‌های آموزش دیده است نه در ابزار A3 . در تویوتا، A3 وسیله‌ای است برای مربیِ باتجربه تا حین نوشتن A3 و اصلاح اشتباهات شاگرد، با شاگرد ارتباط برقرار کند و او را آموزش دهد. این یک موضع قابل توجه و جدی در سازمان‌ است، چون سازمان‌ها معمولا از A3 استفاده می‌کنند بدون آن‌که بر ایجاد تفکر و عمل سیستماتیک و علمی مبتنی بر A3 تمرکز داشته باشند.

گزارش A3 و مربی‌گری، یک تکنیک تویوتا است که به مدیران کمک می‌کند تا یک الگویِ واحد تفکر را به تمام واحدهای سازمان یاد بدهند. آنچه که از نقطه نظر تکنولوژی انتقال مهم است، این است که این الگوی تفکر در سرتاسر سازمان به شیوه‌های مختلف متحقق و عملی ‌شود و به کمک آن کارکنان هر واحد را تربیت کرده و سازمان را به سمت یک هدف مشخص هدایت کرد: ایجاد و پرورش مهارت‌های تفکر علمی (که شامل تعریف اهداف روشن و کوشش برای حل مسئله بر پایه حقایق و اطلاعات واقعی است) .

گزارش A3 ، چیزی بیش از یک خلاصه فرایند حل مسئله است. اگر این ابزار درست به کار رود، در هر مرحله از A3 ، کارکنان با هدایت مدیر یا مربیِ باتجربه به عمق مسائل می‌روند و پاسخ‌ها را از دل اطلاعات بیرون می‌کشند و از این طریق به شناخت عمیق از مشکل می‌رسند. این بدان معنا است که استفاده از ابزار A3 نیازمند سطح بسیار بالایی از مهارت‌های مربی‌گری است.

پس چه باید کرد؟

ما در تویوتا نیستیم تا A3 نویسی را به ما آموزش دهند. پس چه باید کرد؟ اگر می‌توانید از یک مربی باتجربه که به اصول تفکر ناب مسلط است کمک بگیرید. مربی ناب، نوشتن گزارش A3 را به شکل ساختارمند و علمی به اعضای تیم آموزش می‌دهد بدون آن‌که نظرات خود را بر تیم تحمیل کند.

و اگر به مربی ناب باتجربه هم دسترسی ندارید، نوشتن گزارش A3 را به طور منظم و روتین تمرین کنید. اما قبل از آن باید اصول تفکر ناب را به درستی درک کنید تا بتوانید در فرایند حل مسئله در حین نوشتن گزارش A3 هم از اصول و تکنیک‌های ناب استفاده کنید و هم به آن‌ها وفادار بمانید.