پتک ها را غلاف کنید

گروهی از مدیران اجرایی آمریکایی به ژاپن سفر کردند تا از یک خط تولید ژاپنی بازدید کنند. در انتهای خط تولید، درها روی لولاها قرار می‌گرفت؛ درست مثل آنچه در آمریکا اتفاق می‌افتاد. اما یک چیز کم بود. در ایالات متحده، یک کارگر باید پتک پلاستیکی در دست می‌گرفت و به لبه‌های در ضربه می‌زد تا مطمئن شود در کاملا جا افتاده است. در ژاپن، به نظر نمی‌رسید چنین شغلی وجود داشته باشد.

مدیران اجرایی آمریکایی که متعجب شده بودند، پرسیدند «در چه مرحله‌ای از درست جا افتادن در اطمینان حاصل می‌کنید؟». راهنمای ژاپنی گفت: «ما در مرحله‌ی طراحی، از آن اطمینان حاصل می‌کنیم.» . در کارخانه‌ی ژاپنی، آن‌ها به دنبال بررسی مشکل و جمع‌آوری اطلاعات برای پیدا کردن بهترین راه‌حل نبودند. آن‌ها نتیجه‌ی مدنظرشان را از همان ابتدا برنامه‌ریزی می‌کردند! اگر به نتیجه‌ی مورد نظرشان نمی‌رسیدند، می‌فهمیدند مشکل از تصمیمی است که در ابتدای فرایند گرفته‌اند.

در انتهای روز، درهای خودروهای آمریکایی و ژاپنی پس از خروج از خط تولید، هر دو جا افتاده بودند با این تفاوت که ژاپنی‌ها نه نیاز به استخدام شخصی برای چکش زدن به درها داشتند و نه نیاز به خریدن پتک‌ها. مهم‌تر از آن، به نظر می‌رسد که درهای ژاپنی بیشتر عمر می‌کنند و حتی شاید در هنگام تصادف، استحکام بیشتری از خود نشان دهند. همه‌ی این‌ها به این خاطر بود که آن‌ها در ابتدا اطمینان حاصل می‌کنند که قطعات به درستی جا می‌افتند.

نتیجه‌ی راهبردی: آنچه خودروسازان آمریکایی با استفاده از پتک‌های پلاستیکی انجام می‌دهند، نمونه‌ای از نحوه‌ی رهبری و مدیریت در بسیاری از سازمان‌ها است از خط تولید گرفته تا برنامه‌ریزی‌های کلان و استراتژیک. برای نمونه ما خود شاهد بوده‌ایم که بسیاری از مدیران وقتی با نتیجه‌ای مواجه می‌شوند که مطابق برنامه استراتژیک یا انتظارات آن‌ها نیست، بلافاصله شروع می‌کنند به کارگیری چند تاکتیک‌ کوتاه مدتِ ظاهراَ کارآمد تا شاید به نتیجه‌ی مورد نظرشان برسند. و باز هم ما شاهد بوده‌ایم که بسیاری از این تاکتیک‌ها شبیه همان پتک کوبیدن آخر کار است که شاید مشکل را حل کند اما با هزینه‌های بالا و دوباره‌کاری‌های فراوان و گاهی هم این تاکتیک‌ها باعث ایجاد مشکلات جدیدی برای سازمان می‌شوند.

به بیان دیگر، بسیاری از سازمان‌ها در ابتدای سال برای خود اهدافی تعیین می‌کنند، اهدافی عجولانه و غیر واقع بینانه که غالبا هم مورد بازبینی دقیق قرار نمی‌گیرند (خیلی از سازمان‌ها هم اصلا وقت چنین کارهایی ندارند چون همیشه در حال خاموش کردن آتش هستند یا همان پتک کوبیدن). در چنین شرایطی شرکت‌ها و سازمان‌ها باید پتک‌هایی داشته باشند که به کمک آن‌ها به این اهداف برسند. اما آیا سازمان‌ها حتی با به کارگیری چنین تاکتیک‌های کوتاه مدتی که غالبا همه جانبه هم نیستند در پایان سال مالی، به اهداف خود دست می‌یابند؟ واقعیت‌ها می‌گویند نه. سازمان‌های موفق، سازمان‌هایی هستند که تلاش می‌کنند با استفاده از منابع کمتر به نتایج بهتری دست یابند، مدیرانی که همیشه نیم نگاهی به اهداف خود دارند و استراتژی‌هایشان را از قبل با دقت و واقع بینی طراحی می‌کنند و وقتی هم با مشکلی مواجه می‌شوند به جای پتک زدن و تصمیمات عجولانه پس از شناسایی ریشه مشکل و مغایرت؛ سعی می‌کنند آن را به گونه‌ای حل کنند که به نتایج دلخواه دست یابند؛ آن هم بدون اتلافِ وقت و هزینه دوباره‌کاری و ایجاد مشکلات بیشتر. پس، پتک‌ها را غلاف کنید. و به جای آن، طراحی دقیق‌تر و کارآمدتری داشته باشید. این پیام تفکر ناب و مدیریت ژاپنی است.

با تشکر از مهندس مهدی رفیعیان که متن اولیه این نوشته را برای ما ارسال کردند.

مریم دربندی