آیا روش صحیحی برای آموزش A3 وجود دارد؟ (قسمت اول)

مربی گمبای عزیز، ما تکنیک حل مسئله A3 را به تمام مدیران‌مان آموزش داده‌ایم، اما تا این لحظه، هیچ بهبود آشکاری ندیده‌ایم. آیا روش صحیحی برای آموزش A3 وجود دارد؟

قبل از هر چیز، اجازه دهید بی‌پرده بگویم که A3 یک تکنیک برای ارائه گزارش‌ها (شناسایی درست مشکل، تجزیه و تحلیل مشکل، ارائه راه‌حل، برنامه‌ریزی برای اجرا و ارزیابی اثربخشی پیشرفت پروژه است و صرف نوشتن گزارش A3 باعث حل مشکلات نمی‌شود.
گزارش A3 فقط مختص ناب یا تویوتا نیست بلکه در گذشته تمام شرکت‌های ژاپنی از این سایز کاغذ برای ارائه گزارش‌هایشان استفاده می‌کردند دلیلش هم این بود که آن‌ها مجبور بودند یک گزارش کامل را در یک کاغذ فَکس بگنجانند و A3 بزرگ‌ترین اندازه کاغذی بود که می‌شد فَکس کرد و از طرف دیگر فَکسِ دست نوشته‌ها سریع‌تر از تایپ آن‌ها بود.

زمانی که این گزارش‌ها ارائه می‌شد، تکنیک حل مسئله 8D ، تکنیک رایجی در تضمین کیفیت و به ویژه در خودروسازی بود. تکنیک 8D شامل: برنامه‌ریزی، استفاده از یک تیم برای تعریف و تشریح مشکل، بهبود و بررسی یک برنامه محدود موقت، تصمیم‌گیری، شناخت و شناسایی ریشه مشکل، انتخاب و بررسی اقدام اصلاحی دائمی، اجرا و تأیید اقدام اصلاحی پایدار، جلوگیری از بروز مجدد مشکل بود. مدتی بعد گزارش‌ A3 جایگزین ساختار 8D شد.

از حرف‌های من برداشت اشتباه نکنید، ارائه یک گزارش در یک کاغذ A3 در چارچوب یک فرمت ساختار یافته و به‌صورت خلاصه به جای ارائه مراحل چرخه PDCA در فرم‌های گوناگون مختلف و گزارش‌هایی با صفحات زیاد که کسی حوصله نمی‌کند، یک مهارت بسیار کارآمد است و تاکید می‌شود که اجرای حتی یکی از گزارش‌های A3 تهیه شده هم اثرات مثبت زیادی دارد و باعث گسترش شرکت می‌شود.

نوشتن گزارش A3 به کارکنان یا اعضای تیم کمک می‌کند تا بتوانند واضح فکر کنند، نظرات‌شان را منظم کنند و مهم‌تر آن‌که کمک می‌کند تا بین آن‌چه خودشان فکر می‌کنند و نظرات دیگران، ارتباط برقرار کنند و بتوانند به یک توافق نظر همگانی برسند. در واقع، یک تکنیک قدرتمند برای کمک به افراد است تا متوجه شوند که در ذهن دیگران چه می‌گذرد. معیار پدر من (فِردی بالِی) برای یک گزارش A3 خوب این است که باید در کمتر از یک دقیقه خوانده و فهمیده شود.

مربی خوب، A3 خوب

اگر A3 فقط یک تکنیک تهیه و ارائه گزارش برای حل مسئله است، چرا غالباً با ابزار حل مسئله اشتباه گرفته می‌شود؟
این یک اشتباه رایج است که به آسانی پیش می‌آید. در واقع، ساختار گزارش A3 در تویوتا، یک ابزار مهمِ آموزشی برای تربیت افراد در فرایند حل یک مشکل است و به آن‌ها کمک می‌کند که منسجم فکر کنند و آن‌ها را به سمت راه‌حل‌ها در چارچوب اصول تفکر ناب هدایت می‌کند. به عنوان مثال جان شوک این موضوع را به طور برجسته‌ای در کتاب سفر یادگیری شرح می‌دهد. داستان این کتاب، مسیرِ ذهنی یاد گیرنده یعنی فردی که گزارش را می‌نویسد و مسیرِ ذهنی یاد دهنده یعنی مدیر یا مربی نابی که آموزش می‌دهد را نشان می‌دهد. مشکل اصلی مدیر در این کتاب را می‌توان در یک جمله خلاصه کرد تا چه حد باید این شخص را هدایت کنم و از او بخواهم قسمت‌های مختلف A3 را اصلاح کند و دوباره بنویسد در حالی‌که ناامید نشود و A3 را رها نکند.

یکی از مزیت‌های مهم فرمت A3 این است که کارکنان را در مسیرِ گام‌های دقیق حل مسئله پیش می‌برد و در نتیجه از کلی‌گویی‌های مبهم و بی‌ارتباط اجتناب می‌کند. متأسفانه، این تکنیک در ابتدا، فقط وقتی جواب می‌دهد که از یک مربی کارآزموده‌ ناب استفاده کنید. او ذهن بازی دارد و به وسیله تکنیک‌های خلاقانه کمک می‌کند تا مشکل را دقیقاً شناسایی و راه‌حل‌های درست پیدا کنید. او به جای سخنرانی یا منحرف شدن به خاطر بررسی زیاد از حد جزئیات یا برعکس گرفتار کلی گویی نشدن و حتی گرفتار راه‌های تخیلی و توهمی نشدن، شما را هدایت می‌کند که خودتان جواب‌ها را کشف کنید.

با این توضیحات، سوالی که مطرح می‌شود این است که ساختار A3 ، بدون یک راهنمای باتجربه باز هم به حل مشکلات کمک می‌کند؟ پاسخ این است: متأسفانه نه خیلی زیاد. ولی حتی اگر به مربی باتجربه دسترسی ندارید توصیه می‌کنم اصول تفکر ناب را یاد بگیرید، یک مشکل را انتخاب کنید و سعی کنید در چارچوب گزارش A3 فکر کنید یعنی A3 نویسی را تمرین کنید و با گام‌های آن دست و پنجه نرم ‌کنید. برای تمرینِ نوشتن گزارش A3 ، موارد زیر به شما کمک می‌کند:
1.افکارتان را شفاف و واضح کنید.
2.افکارتان را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظرات آن‌ها را هم بشنوید.

فقط به خاطر داشته باشید که صرف نوشتن گزارش در این فرمت خاص بدون تعهد به اصول تفکر ناب، ضمانت نمی‌کند که:
1.مشکل به خوبی فهمیده و هوشیارانه بیان شده باشد و
2.راه‌حل گفته شده به مشکل بر‌گردد و به قدر کافی زیرکانه باشد تا به آسانی و با حداقل هزینه اجرایی شود.

حل مسئله یک مهارت است که و قبل از آن‌که وابسته به فرمت یا ساختار معینی باشد نیازمند تمرین و کسب تجربه است و بیش از هز چیز به فرایند تفکر منطقی و منجسم وابسته است. خوشبختانه گزارش A3 به شما کمک می‌کند تا درمسیر تفکر منطقی گام بردارید برای همین هم که امروزه به ابزاری کارآمد در حل مسئله تبدیل شده است. ولی همان‌طور که گفته شد نوشتن A3 بدون تفکر منطقی و بدون تعهد به چرخه PDCA و اصول تفکر ناب هیچ کمکی نمی‌کند.

برگرفته از مقاله آیا روش صحیحی برای آموزش A3 وجود دارد؟ نوشته مایکل بالی
مریم دربندی