چرخه PDCA، معنا و اهمیت آن

مقدمه

هیچ کاری بدون چرخه PDCA قابل اجرا نیست، چه آن کار یک کار روتین روزانه باشد و چه یک تغییر کوچک و جزئی در همان کار و یا یک تغییر بزرگ در سطح کلان یک سازمان. برای مثال اگر بخواهید تولید روزانه خود را به درستی انجام دهید نیاز به یک برنامه تولید دارید (مرحله Plan)؛ برای تحقق این برنامه نیازمند منابع و امکانات هستید و روشی که این امکانات را طوری در کنار هم قرار دهد که بتوان برنامه را عملی کرد (مرحله Do)؛ اما معمولا هیچ خط تولیدی آنقدر کامل نیست که با صرف ارائه یک برنامه و حتی تامین کامل منابع بتواند دقیقا برنامه را محقق کند. پس لازم است در بازه‌های زمانی هرچه کوتاه‌تر روند پیشرفت تولید روزانه مورد ممیزی و بررسی قرار گیرد (مرحله Check)؛ و پس از هر بازرسی در صورت وجود هرگونه مغایرتی، لازم است اقداماتی برای رفع مغایرت‌ها صورت گیرند تا بتوان به برنامه تولید روز دست یافت (مرحله Act/Adjust).

یک اشتباه رایج این است که فکر می‌کنند چرخه PDCA فقط مختص برنامه‌های تغییر و بهبود است. حال آن که این چرخه برای اطمینان از تحقق درست هر فعالیتی لازم است.
در نوشته زیر شما با مفهوم این چرخه، تاریخچه آن، مزایا و علل عملیاتی نشدن آن در سازمان‌ها آشنا می‌شوید. و در نهایت راه‌کار موثری را برای اجرایی شدن تمام مراحل آن -هم در کارهای روزمره و هم در برنامه‌های بهبود- فرا خواهید گرفت.

چرخه PDCA چیست؟

چرخه PDCA یک مدل چهار مرحله‌ای برای اطمینان از درستیِ انجام کارهای روزمره و حل مسئله، انجام تغییرات و پیاده‌سازی بهبودها است، البته از این چرخه به عنوان ابزاری برای برنامه‌ریزی پروژه (project planning) هم استفاده می‌شود. علت نام‌گذاری این مدل به چرخه (circle) این است: همان‌طور که یک چرخه پایان ندارد و تکرارپذیر است، PDCA هم پایان ندارد و پس از تحقق کامل پروژه دوباره باید بارها و بارها تکرار شود؛ در واقع چرخه PDCA پایان ندارد چون برای بهبود مستمر نمی‌توان پایانی متصور شد. به همین دلیل چرخه PDCA یک مارپیچ بالارونده است که پس از طی هر چرخه، به شرط آن که تمام مراحل به درستی انجام شده باشد یک گام به کمال دست نیافتنی نزدیک‌تر می‌شویم.

چرخه PDCA اگر به عنوان یک روش استاندارد حل مسئله مورد استفاده همه قرار گیرد، می‌توان مطمئن شد که همه کارکنان می‌توانند مشکلات را شناسایی و حل کنند. مراحل این چرخه عبارتند از:

• برنامه: تشخیص مشکلات وضع موجود یک فرایند، تعیین اهداف آن فرایند، و تعیین تغییرات لازم برای رسیدن به اهداف از طریق اقدامات و اهداف فرعی معین (مرحله فرضیه‌پردازی).
  
• اقدام- اجرای آزمایشی: تغییرات یا فرایند جدید را امتحان کردن. مرحله تجربه یا آزمایش.
  
• بررسی: ارزیابی نتایج. پرسیدن این که چه چیزی یاد گرفتیم. مرحله مطالعه و تامل.
  
• تنظیم-اجرا: آموخته‌های مرحله قبل را برای اصلاح فرایند جدید به کار بردن. استانداردسازی و تثبیت تغییر و شروع مجدد چرخه. مرحله تنظیم و استاندارد‌سازی.

یادمان باشد این ابزار می‌تواند هم برای راه‌حلی که یک‌بار برای همیشه مشکل را برطرف می‌کند مورد استفاده قرار گیرد یا به طور مستمر و به عنوان جزئی جدایی‌ناپذیر از کارهای روزانه تیم‌های کاری باشد. البته توصیه می‌شود حتما از این چرخه در فعالیت‌های معمول و روزانه خود استفاده کنید. در غیر این صورت نمی‌توانید از نتیجه بخش بودن فعالیت‌های روزانه‌ی خود اطمینان حاصل نمایید.

چرخه PDCA چگونه شکل گرفت؟ (تاریخچه)

شیوه سنتی لانچ یک محصول یا خدمت در بازار چنین بود: نخست طراحی محصول انجام می‌شد، بعد وارد مرحله تولید می‌شد و در آخر هم عملیات فروش آغاز می‌گردید. اما در این روند، بررسی و توجه به کیفیت جایی نداشت. برای همین لازم بود مدلی طراحی شود که به کیفیت هم توجه شود. این مدل که ابتدا به چرخه شوهارت معروف بود در سال 1929 توسط فیزیکدان آمریکایی دکتر والتر شوهارت (Walter Shewhart) بنیان گذاشته شد (دکتر دمینگ به عنوان شاگردِ او، همیشه با احترام خاصی از او یاد می‌کرد). شوهارت علاقه زیادی به تجزیه و تحلیل‌های آماری و بهبود کیفیت داشت. او یک چرخه 3 مرحله‌ای برای بهبود فرایند طراحی کرد که شامل این مراحل است: تشخیص (Specify)، تولید (Produce) و بررسی (Inspect). بعدها ویلیام دمینگ (William Deming)با الهام از چرخه شوهارت، یک مدل توسعه یافته‌تر از یادگیری و بهبود فرایند ارائه کرد که شامل این مراحل بود: طراحی (Design)، انجام (Make)، فروش (Sell) و تِست (Test). در طول جنگ جهانی دوم، دکتر دمینگ متوجه شد که می‌توان از این چرخه برای بهبود فرایندهای تولیدی در آمریکا استفاده کرد. همین مدل بود که دکتر دمینگ بعدها به ژاپنی‌ها آموزش داد.

در سال 1951 پس از آموزش‌های دمینگ در ژاپن، این مدل توسط اتحادیه دانشمندان و مهندسان ژاپن (JUSE) بازطراحی و به چرخه PDCA امروزی بهبود یافت. مدل بهبود یافته بر خلاف روش طراحی سنتی، با طراحی محصول شروع ‌می‌شود، با ساخت پایلوت آن ادامه پیدا می‌کند، در مقیاس کوچک ساخت و آزمایش می‌شود، و پس از رفع مشکلات به صورت انبوه تولید و در بازار لانچ می‌شود و نهایتا توسط واحد خدمات پس از فروش و گرفتن بازخوردهای مشتریان، محصول دوباره بهبود می‌یابد.

PDCA

این چرخه برای لانچ محصول جدید دو ویژگی مهم داشت: ویژگی اول، چرخه مصرف کننده که کمک می‌کند مهندسان متوجه شوند چه کارهایی برای رسیدن به بهبود باید انجام شود و ویژگی دوم، چرخه یادگیری است.
بعدها چرخه PDCA کاربرد وسیع‌تری یافت و برای مدیریت عملیات روزمره و مهم‌تر از آن برای مدیریت تغییرات و بهبودها به کار گرفته شد.

مراحل چرخه PDCA

چنان‌که گفته شد چرخه PDCA دارای چهار مرحله است که در زیر با تفصیل بیش‌تری به آن‌ها خواهیم پرداخت:

1. برنامه (Plan) :

در مرحله اول، (1) یک مشکل یا فرصتی برای بهبود، شناسایی می‌شود؛ (2) این مشکل، تجزیه و تحلیل می‌شود یا فرصت بهبود مورد نظر مورد مطالعه همه جانبه قرار می‌گیرد؛ (3) اقدامات اصلاحی برای حل مشکل یا راه‌کارها برای تحقق بهبودِ مورد نظر در قالب یک پروژه بهبود به صورت تیمی طراحی می‌گردند؛ (4) گانت چارتِ اقدامات اصلاحی یا راه‌کارهایِ مورد توافق تهیه می‌شود؛ (5) در نهایت، تاریخ شروع و پایان هر گامِ پروژه با توجه به منابع مالی و انسانی تعیین می‌گردد. در پایان این مرحله است که ما یک طرح برای اجرا و یک برنامه زمانی در دست خواهیم داشت.

در چک‌لیست خود برای مرحله برنامه، 12 پرسش زیر را بنویسید و حتما به آن‌ها پاسخ دهید تا بتوانید با اطمینان خاطر به مرحله بعد بروید:

به طور خلاصه، در مرحله برنامه، مشکل را شناسایی و درک می‌کنید و از طریق درک فاصله میان وضع موجود و وضع مطلوب، فرصت‌های بهبود را شناسایی می‌کنید. سپس می‌کوشید ریشه مشکل یعنی آنچه که باعث بروز مشکل شده را پیدا کنید. پس از آن اقدامات اصلاحی خود را اولویت‌بندی کنید. در نهایت، اهداف و شاخص‌هایی را تعریف می‌کنید که نشان‌دهنده انتظارات شما از نتایج حاصله از حل مشکل است تا بتوانید بعداً دوباره آن‌ها را بررسی کنید تا دریابید آیا راه‌حلی که انتخاب کرده‌اید اثربخش بوده است یا خیر.

2. اقدام – اجرای آزمایشی برنامه (Do) :

در مرحله دوم، (1) اقدامات اصلاحی-راه‌کارها در یک مقیاس کوچک، اجرایِ آزمایشی می‌شوند؛ (2) همراه با فرایند پیاده‌سازی، مشکلات طرح، شناسایی و ثبت می‌شوند. شما در پایان این مرحله، جدولی از مغایرت‌ها با اهداف پروژه و یک فهرست از مشکلات خواهید داشت.
در چک‌لیست خود برای این مرحله، موارد زیر را ثبت کنید تا بتوانید با اطمینان خاطر به مرحله بعد بروید:

1. فرایند پایلوت (برای اجرای آزمایشی) را درست انتخاب کرده‌ایم؟
2. آیا همه اعضای تیم نقش و وظایف خود را می‌دانند؟
3. آیا همه چیز طبق برنامه و استانداردهای تعیین شده انجام شده است؟
4. مشکلات پیش‌بینی نشده شامل چه مواردی بوده‌اند؟
5. آیا مکانیزمی ایجاد کرده‌ایم که بتوانیم نتایج را به طور روزانه به درستی ثبت کنیم؟
6. چه داده‌هایی را باید ثبت کنیم؟

3. بررسی (Check) :

در مرحله سوم، (1) مشکلات و موانع ثبت شده بررسی و تجزیه و تحلیل می‌شوند؛ (2) به کمک ابزارهای حل مسئله (گزارش A3، چراهای پنج‌گانه، نمودار پارتو، نمودار فیش بُن و …) ریشه مشکل به درستی شناسایی می‌شود. در پایان این مرحله، کاملا متوجه می‌شویم که ریشه مغایرت از طرح یا به بیان دیگر مشکلِ اقدامات اصلاحی چه بوده و چرا به اهداف خود نرسیده‌ایم. اگر نگوییم همیشه، در اکثر مواقع، نتیجه اقدامات اصلاحی دقیقا آن چیزی نیست که انتظارش را داشته‌ایم اما بایدخوشحال باشیم چون حالا به نقاط ضعف طرح خود آگاه شده‌ایم.
در چک ‌لیست خود برای این مرحله ، 11 نکته زیر را در نظر بگیرید تا بتوانید با اطمینان خاطر به مرحله بعد بروید:

1. آیا اجرای آزمایشی موفقیت‌آمیز بوده است؟
2. فرایند در کدام نقاط متوقف می‌شود؟
3. در کدام نقاط تاخیر داریم؟
4. دوباره‌کاری‌ها و عیوب در کدام نقطه از فرایند وجود دارد؟
5. کدام نقاط نیاز به تجدید نظر و اصلاح دارند؟
6. ریشه‌های مشکلات چیست؟
7. از چه ابزارهایی برای رسیدن به علت-ریشه‌ی مشکلات استفاده کنیم؟
8. آیا باید اقدامات اصلاحی دیگری را تست کنیم؟
9. آیا در تیم یک توافق همگانی درباره ریشه مشکل و اقدامات پیشنهادی جدید وجود دارد؟
10. آیا اقدامات پیشنهادی قابل اجرا هستند؟
11. آیا اقدامات پیشنهادی را در گانت چارت اعمال کرده‌ایم؟

به طور خلاصه، در این مرحله، نتایجی را که پس از اجرای آزمایشی ثبت کرده‌اید با انتظاراتی که در مرحله اول تعیین کرده‌اید، مقایسه می‌کنید. اگر نتایج مطابقت داشت، می‌توانید به مرحله چهارم بروید. اگر نتایج نامنطبق با انتظارات بود، توصیه می‌شود در مرحله چهارم، مرحله اول را دوباره مرور کنید تا یا راه‌حل خود را اصلاح کرده یا راه‌حل دیگری را انتخاب و تست کنید. معمولاً قبل از رفتن به مرحله‌ چهارم، باید چندین بار مراحل اقدام و بررسی را دوباره طی کنید تا بتوانید قبل از اجرای پروژه، از درستی اقدامات خود مطمئن شوید.

4. اصلاح و تنظیم- اجرا (Adjust/Act) :

در مرحله چهارم، (1) با توجه به ریشه مشکل شناسایی شده، اقدامات اصلاحیِ جدید تعریف می‌شوند و طرح قبلی، مجددا بازنگری و اصلاح می‌شود؛ (2) طرح بهبود یافته بازنگری شده، پیاده‌سازی و اجرا می‌شود. (3) همچون مرحله دوم، نتایج حاصل از اجرای طرح بهبود یافته ثبت می‌شوند. در پایان این مرحله، دو حالت پیش می‌آید:

• – اگر طرح اجرایی با اهداف پروژه کاملا مطابقت داشت یعنی موفق شده‌ایم. بنابراین گام بعدی تثبیت پروژه است. زمان تثبیت پروژه بستگی به چابک بودن تیم عملیاتی پروژه دارد اما معمولا توصیه می‌شود که حداقل تا 6 ماه تغییری در نحوه انجام کار (اقدامات اصلاحیِ انجام شده) صورت نگیرد. در دوره تثبیت باید بر کارهایی مانند استانداردسازیِ اقدامات، آموزش افرادی که کار را انجام می‌دهند، ممیزی‌ها و ثبت و آنالیز بردهای اعلان مشکل متمرکز باشیم.
  حالا وقت آن است که این بهبود را جشن بگیرید و نتایج آن را به سایر کارها یا واحدها تعمیم و گسترش دهید. البته باید آگاه باشید که طرحِ پیاده و تثبیت شده‌ی شما، حالا یک وضع موجود است که قطعا نیازمند بهبود است. پس برای شناسایی فرصت‌های جدید بهبود، دوباره چرخه PDCA را تکرار می‌کنیم.
  
• – اگر طرح اجرایی باز هم با اهداف پروژه مطابقت نداشت (که معمولا در همان چرخه اول ندارد)، دوباره چرخه را از مرحله اول تکرار می‌کنیم.

در چک‌لیست خود قبل از اجرای پروژه به آیتم‌های زیر توجه کنید:

1. چگونه می‌توانید این تغییر جدید را به طور موثر در سازمان پیاده کنیم؟
2. برای پیاده‌سازی اقدامات اصلاحی پیشنهادی به چه منابعی نیاز داریم؟
3. کارکنان چه آموزش‌هایی باید ببینند؟
4. آیا کار را استاندارد کرده‌ایم؟
5. آیا مکانیزم درستی برای ثبت عملکرد فرایند داریم؟
6. آیا داده‌های ثبت شده به درستی تجزیه و تحلیل می‌شوند؟
7. آیا به اهداف تعیین شده در برنامه دست یافته‌ایم؟
8. آیا مکانیزمی برای تثبیت و حفظ تغییرات تدوین کرده‌ایم؟
9. آیا یک سیستم ممیزی همپوشانه (لایه‌ای) تدوین شده است؟
10. آیا آنچه را که آموخته‌ایم مستند کرده‌ایم؟
11. آیا می‌توان تجربه‌های جدید را به سایر پروژه‌ها تعمیم داد؟
12. فرصت‌های جدید بهبود کدامند؟

رابطه چرخه PDCA و تولید ناب

چرخه PDCA یک فرایند دائمی برای بهبود محصولات و خدمات است، آنچه که در تفکر ناب به آن تعریف ارزش از نگاه مشتری گفته می‌شود. و همان طور که معروف است مفهوم بهبود یا کایزن، عنصری جدایی‌ناپذیر در مدیریت ناب است. در واقع چرخه PDCA یکی از قدرتمندترین ابزارهای حل‌مسئله است که در تولید ناب در کنار گزارش A3 در سازمان‌های ناب به کار می‌رود و بر شناسایی مشکل، آزمایش اقدامات اصلاحی، تجزیه و تحلیل نتایج و بهبود واقعی فرایندها متمرکز است.
PDCA و تولید ناب هر دو بر این باورند که فرهنگ یک سازمان زمانی تغییر می‌کند که کارکنان به حل‌کننده مشکل تبدیل شوند و تفکر انتقادی را یاد بگیرند. چنین بستری با تلفیق دو ابزار قدرتمند PDCA و گزارش A3 در تولید ناب فراهم می‌آید:

-سازمان به کارکنان فرصت می‌دهد تا ایده‌ها و فرضیه‌های خود را در مورد یک مشکل یا یک بهبود مطرح کنند،
-و بتوانند این ایده‌ها را در قالب اقدامات اصلاحیِ زمان‌بندی شده آزمایش کنند،
-سپس نتایج را بررسی و با هم برای مشکلات راه‌حل پیدا کنند،
-و راه‌حل‌ها را پیاده‌سازی کنند و بدین ترتیب به یکدیگر یاد دهند و از هم یاد بگیرند.

در واقع می‌توان گفت چرخه PDCA یکی از تکنیک‌های تولید ناب برای پیاده‌سازی تغییرات است و برای عملیاتی کردن PDCA باید از اصول و ابزارهای ناب بهره ببریم: اگر از PDCA به تنهایی استفاده شود، ممکن است مرحله Plan طولانی شود یا به نتایجی که انتظار داریم منتج نشود یا حتی چرخه در مرحله ACT متوقف شود. اما کاربرد آن همراه با ناب به بهبود مستمر واقعی می‌انجامد چون تولید ناب به دلیل نگاه جریان ارزشی و تعریف ارزش از نگاه مشتری و ساختار منسجم و نظام‌مندی که دارد همیشه در جستجوی کایزن‌های جدید است و اگر در وضع موجود دیگر فرصتی برای بهبود وجود نداشته باشد برای سازمان چالش‌های جدید تعریف می‌کند: بالا بردن استاندارد محل کار، افزایش بهره‌وری، ارتقای سطح ایمنی و کیفیت، تکوین و توسعه محصولات جدید، توسعه بازار، کاهش قیمت تمام شده و … .

چه زمانی از چرخه PDCA استفاده می‌شود؟

الف) PDCA در نقش چرخه بهبود

ویژگی منحصر به فرد PDCA این است که ساز و کار آن قابل انطباق با هر فعالیتی در هر کسب و کاری است و امروزه از آن حتی در فرایندهای آموزشی، بهبود فردی و خودیاری هم استفاده می‌شود. شواهد نشان می‌دهد که هیچ محدودیتی در استفاده از این چرخه وجود ندارد. برای مثال:

-تکوین و توسعه یک محصول یا خدمت جدید

-بهینه‌سازیِ (Optimizing) وضع موجود فرایندها، محصولات یا خدمات فعلی از طریق شناسایی مشکلات و تلاش برای کاهش یا حذف آن‌ها

-تعریف یک پروژه بهبود از طریق استقرار یک فرایند جدید

-بررسی فرصت‌های موجود و آینده برای بهبود مستمر

-ایجاد مرکزی برای گردآوری و آنالیز داده‌ها با هدف شناسایی ریشه مشکلات و اولویت‌بندی آن‌ها (که به دفتر پیشبرد ناب یا کایزن معروف است)

-پیاده‌سازی تغییرات (از یک فعالیت ساده انفرادی گرفته تا اتمام به موقع یک پروژه یا تحقق استراتژی‌های سازمان)

ب) PDCA در نقش چرخه یادگیری

1- PDCA ابزاری برای پیدا کردن و سپس حل مشکلات است. فرصت دائمی یادگیری درباره نیازها و مشکلات مشتری‌های درونی و مشتری‌های بیرونی، پس مهم‌ترین زمان استفاده از آن هنگام بروز مشکلات است.
2- یک رهبر می‌تواند از هر روشی برای آموزش استفاده کند اما بهترین راه، روشی است که مبتنی بر ساختار PDCA باشد.

3- هنگام انتقال دانش مورد نیاز برای موفقیت کارکنان، می‌توان از PDCA بهره برد.
4- سیستم‌های مدیریتی جهت درست حرکت را نشان می‌دهند. با PDCA می‌توان مسیر درست را نشان داد.
5- در انجام کارهای تیمی، به کار گرفتن چرخه PDCA نقشی کلیدی دارد.
در مجموع وقتی موضوعاتی مانند برنامه‌ریزی، جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل آن‌ها، بررسی اولویت‌ها و ریشه‌یابی مشکلات مطرح می‌شود، تنها این چرخه است که باید مورد توجه قرار ‌گیرد.

این متن ادامه دارد… با ما همراه باشید.