نمونه موردی گمباواک: یک شرکت پلیمری

A3 بنویسید تا رستگار شوید.

وقتی از یکی از شرکت‌های پلیمری با من تماس گرفتند من شگفت زده شدم. آن‌ها دو سال بود که شیوه حل مسئله A3 را به عنوان تنها شیوه حل مسئله برگزیده بودند و از یک استاد هم برای آموزش شیوه نوشتن آن استفاده می‌کردند و کتاب سفر یادگیری را هم به طور تیمی خوانده بودند اما باز هم می‌خواستند ما به آن‌ها کمک کنیم. من هم هیجان‌زده بودم و هم کمی ترسیده بودم. هیجان‌زده بودم چون بیست سال از اولین باری که گزارش A3 را به فارسی زبانان معرفی کرده بودم می‌گذشت و برای اولین بار بود که با شرکتی مواجه شدم که با این جدیت و تعهد این تکنیک را به عنوان تنها تکنیک معتبر برای حل مسائل خود برگزیده بود و ترسیده بودم چون با خود می‌گفتم ما چه چیزی می‌توانیم به چنین کسانی با این همه تجربه کاری و جدیت در کارِ خود یاد دهیم.

مشکلی که مشاور تعالی سازمانیِ این شرکت با من مطرح کرد این بود: ما A3 های زیادی نوشته‌ایم اما تعداد کمی از آن‌ها عملیاتی شده و به نتیجه رسیده‌اند. اینجا بود که ترس من بیش‌تر شد: واقعا چه کمکی به ایشان می‌توانستم بکنم. برای شروع کار خواستم که چند نمونه از A3 های خود را برای من بفرستند. ما یک روز وقت گذاشتیم و تمام A3 های ایشان را بررسی کردیم. آن ها مشکلاتی مهم را به شکلی دقیق و به کمک اعداد و ارقام نوشته بودند، ریشه‌های آن‌ها را تجزیه و تحلیل کرده بودند و اقدامات اصلاحی آن را هم با دقت تعریف کرده بودند و در نهایت هم یک برنامه اجرا تهیه کرده بودند. و فقط دو ایراد وجود داشت که به نظر مهم نمی‌رسید، اما وقتی تلاش کردیم تا این مشکل را برطرف کنیم اهمیت آن را بیش از پیش دریافتم و فکر کنم خود ایشان نیز دریافتند: یکی این که آن‌ها کل فرآیند حل مسئله خود را دقیقا در یک کاغذ A3 ننوشته بودند و دیگری این که برای شناسایی ریشه مشکل از ابزار نقشه‌برداری جریان ارزش استفاده نکرده بودند. به جز این تمام کارهایی که کرده بودند درست بود.

پس ما با آن‌ها یک دوره یک روزه کارگاه عملیاتی حل مسئله ناب به کمک گزارش A3 برگزار کردیم. جالب است بدانید قبل از شروع کارگاه ما با مدیر عامل شرکت هم جلسه‌ای کوتاه برگزار کردیم. تمام پافشاری ایشان این بود که نمی‌خواهد یک دوره تئوریک دیگر در شرکت برگزار شود و به راستی خواهان یک دوره عملیاتی بود. این اصرار برای من بسیار شگفت‌آور بود. اول این که مدیریت ارشد شرکت با جدیت مسئولیت حل مسئله بر اساس تفکر A3 را بر عهده گرفته بود و دیگر این که بالاخره ما با مدیر عاملی مواجه شدیم که نسبت به شیوه برگزاری دوره حساس است و به دنبال آن است که نتایج عملیاتی و واقعی از آن به دست آورد. کار برای ما سخت‌تر شد!. اما بازخورد ایشان پس از گِمباواک و پایان دوره، نشان داد که ما همان کاری را کردیم که ایشان می‌خواست: برگزاری یک دوره کاملا عملیاتی و نتیجه‌بخش.

معجزه A3

اما طی دوره اتفاقات شگفتی افتاد یعنی وقتی ما تلاش کردیم به کمک تیم بهبود شرکت، پنج A3 ی نوشته شده را در قالب یک کاغذ A3 و فرمت ویژه آن بنویسیم:

1.مشکلات، روشنی و وضوح و اهمیت خود را پیدا کردند و بیان تازه‌ای از آن‌ها مطرح شد.

2.ریشه مشکلات به کمک نقشه‌‌‌برداری جریان ارزش به طور دیداری معلوم شد و نیاز چندانی به استفاده از اعداد و ارقام پیچیده و آمار نشد. (البته در بعضی موارد لازم است که بررسی‌های دقیق‌تری انجام گیرد و در مورد مشکلات شَرور از داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌های آماری دقیق‌تر و پیچیده‌تری استفاده شود.)

3.اهداف، در جدولی با شاخص‌های معین نوشته شد به نحوی که بتوان پس از پیاده‌سازی اقدامات اصلاحی‌، نتایج واقعی را با نتایج مورد انتظار مقایسه کرد.

4.اقدامات اصلاحی به وضوح به ریشه‌ها مربوط بودند و این اقدامات به کمک نقشه جریان ارزش وضع آینده و الگوریتم طوفان فکری نظام یافته به خوبی تدوین و توسط تمام تیم بررسی و ارزیابی شد و همه به توافق رسیدند که کدام اقدامات مؤثرترند و اولویت دارند.

5.برنامه اجرا در خدمت تحقق اقدامات اصلاحی قرار گرفت و با توجه به نقشه جریان ارزش وضع آینده معلوم شد که در کجاها باید چه بهبودهای مشخصی در چارچوب چه مدت زمانی انجام شوند.

6.و در قسمت ارزیابی اثربخشی اقدامات اصلاحی هم یک جدول ساده تهیه شد که مشخص می‌کرد، چه زمانی باید به سراغ پروژه‌های بهبود رفت و آن‌ها را مورد ارزیابی قرار داد و نتایج حاصله را با اهداف، مقایسه کرد.

مهم‌ترین دستاورد

به گمان من دستآوردها بسیار بیش از این بودند و مهم‌ترین آن‌ها مدیریت دیداری کل فرآیند حل مسئله بود. واقعیت این بود که ما هیچ کار تازه‌ای نکردیم. آن‌ها تمام کارهای لازم را انجام داده بودند و ما فقط تلاش آن‌ها را در یک کاغذ ‌A3 خلاصه و گردآوری کردیم و بعضی از نتیجه‌گیری‌ها را هم به کمک نقد و ارزیابی جمعی، تغییر دادیم و البته به کمک تکنیک و ابزار مهم نقشه‌برداری جریان ارزش امکان درک بهتر و شفاف‌تر و همگانی وضع موجود و درک درست‌تر بهبودهای لازم در وضع آینده را فراهم کردیم.

در مورد این شرکت، واقعیت این است که آن‌ها باید همچنان با تعهد فعلی خود و دانش و تجربه کار دو ساله خود به تکمیل A3 های خود ادامه دهند اما لازم است … :

1.کل فرآیند حل مسئله را در یک کاغذ A3 خلاصه کنند ( مطالعات خود را می‌توانند به گزارش خود پیوست کنند).

2.ابزار نقشه‌برداری را یاد بگیرند و از آن‌ها برای درک عمیق وضع موجود و ریشه‌های مشکلات خود و ارائه دیداری بهبودهای لازم در محل مورد نیاز استفاده کنند (به کمک نقشه وضع موجود و وضع آینده).

3.از عملیاتی کردن نتایج خود نترسند و وقت زیادی را صرف رسیدن به نتایج دقیق و بدون اشتباه نکنند. این ترس همگانی است. مردم از این که اشتباه کنند می‌ترسند اما نمی‌توان تا آخر عمر وقت خود را صرف مطالعه و طراحی کرد. یک حد بهینه کافی است. شما فقط از طریق انجام دادن است که یاد می‌گیرید و هیچ میزانی از مطالعه و بررسی تضمین نمی‌کند راه‌حل شما حتما به تمام دستآوردها و نتایج مورد انتظار شما منجر خواهد شد. راهی جز انجام کار با سعی و خطا نیست اما به کمک ابزارهای ناب شما می‌توانید از هزینه‌های خطای خود کاسته و با هزینه کم‌تری به نتایج واقعی دست یابید. اما جای این جمله اینجا است: از شکست نترسید و به کمک مدیریت فرآیند تغییر A3، از شکست‌های خود بیاموزید.

آنچه شما باید از آن‌ها بیآموزید این‌ها است:

1.به تفکر A3، گزارش A3 و فرمت A3 وفادار باشید و این جمله مرا همیشه در خاطر داشته باشید: اگر A3 ی نیست، پس تغییری هم نیست.

2.بدانید که بهبود دادن کار همان قدر اهمیت دارد که انجام دادن آن (اگر بیش‌تر اهمیت نداشته باشد). آن‌ها به این واقعیت رسیده‌اند و در عمل هم بدان پایبندند و نمی‌خواهند تویوتای دیگری باشند، آن‌ها می‌خواهند نمونه‌ و الگویی بهتر از تویوتا باشند. پس شما هم بدانید انجام صِرفِ کار روزانه باعث خواهد شد که زمانی آن چنان در مشکلات غرق شوید که حتی نتوانید کار روزانه خود را انجام دهید. در این شرکت همه متعهدند وقت خود را به تساوی صرف کار روزمره و بهبود کنند. آن‌ها از این کار نمی‌ترسند چون باور دارند از این طریق است که می‌توانند با صرف هزینه کم‌تر و زمان کم‌تر به نتایج مالی بلند مدت برسند در عین حال احترام به انسانیت را هم مراعات کنند. تنها راه درست موفقیت همین است. سایر راه‌ها فقط به شکست خواهد انجامید.

3.بدانید که در آغاز کار داشتن یک مربی ناب کارآزموده در کنارتان منحنی فراگیری را به شدت کوتاه‌ خواهد کرد. اگر چنین کسی را یافتید کار کردن با او را مغتنم بشمرید. شما می‌توانید وقت خود را صرف یادگیری از طریق سعی و خطا کنید یا از یک مربی کارآزموده با سرعتی خیلی بیش‌تر به نتایج مورد انتظار برسید. من می‌دانم که نه تنها در ایران بلکه در سطح جهان هم چنین مربیانی نادرند. پس اگر یکی از آن‌‌ها را یافتید، حتما از او استفاده کنید. برای اهمیت نقش چنین مربی به کتاب تفکر ناب بخش برنامه پیاده‌سازی ناب مراجعه کنید.

پس فقط مثل همیشه یک توصیه می ماند: فقط انجامش دهید یا به بیان مولانا:
یک زمان کارست بگزار و بتاز | کار کوته را مکن بر خود دراز

کاظم موتابیان
به امید ایرانی ناب
سرشار از ارزش و تهی از اتلاف