حل مسئله ناب: A3 در موتورسازان

گزارش A3  گزارشی است که یک مشکل معین باید در آن تعریف شود، ریشه‌های آن شناسایی شود، اهداف ما از رفع این مشکل معین شود (ما می‌خواهیم چه میزان از این مشکل یا عواقب آن را کم کنیم)، برنامه اقدام اصلاحی برای رفع مشکل و حذف ریشه‌های آن تعیین شود، برنامه اجرایی برای پیاده‌سازی اقدام اصلاحی تعیین گردد (شامل فعالیت‌ها، زمان‌ها، منابع و ) و سرانجام مشخص شود پس از اجرای این برنامه چه نتیجه‌ای حاصل شده و ما تا چه حد در تحقق برنامه موفق بوده‌ایم ( یک چرخه PDCA) .

در هفته گذشته، در شرکت موتورسازان، به بررسی یک گزارش A3 پرداختیم. این گزارش، توسط عضوی از تیم نوشته شده بود که تا کنون گزارش A3 ننوشته بود. این یک گزارش اولیه بود و البته یک گزارش اولیه خوب. معمولا A3 اولیه باید سریع نوشته شود و دانش موجود ما را در مورد مشکل جمع‌بندی کند و سپس بر اساس آن A3 های بعدی که بر اساس مطالعات دقیق نوشته می‌شوند، تهیه شوند. گاه برای رسیدن به یک A3 خوب شما باید ده بار یک A3 را بازنگری کنید. A3  یِ مهندسِ جوان تیم ما، رضا حسینی خیلی بهتر از یک  A3 اولیه بود. او زحمت زیادی کشیده بود و با این که این اولین A3 زندگی او بود (و امیدوارم آخرین نباشد!)، از خیلی از شاگردان دیگر من که سال‌ها A3  نوشته بودند، A3 اولیه بهتری نوشته بود. با این همه یک A3 اولیه همیشه مشکلاتی دارد اما مهم‌تر از آن این است که به ما نشان می‌دهد ما واقعا درباره مشکل چه می‌دانیم و چه نمی‌دانیم. و برای تکمیل A3 خود به چه مطالعات و بررسی‌هایی نیاز داریم.

A3  اولیه مهندس حسینی یک موفقیت بود. چرا؟ چون تازه معلوم شد باید سه گزارش برای سه مشکل مختلف نوشته شود. باید مشکلات به طور دقیق تعریف شوند. باید ریشه‌ها به کمک ابزارهای نقشه‌برداری، چراهای پنج‌گانه، نموادر Pareto و … به درستی شناسایی شوند و بین ریشه‌ها و مشکلات باید تناظر یک به یک باشد. معلوم شد اهداف ما باید دقیق و مشخص تعریف شوند. اقدامات اصلاحی باید پس از بررسی همه گزینه‌ها و توسط تیم تعیین شود و دقیقا ریشه‌ها را نشانه رفته باشد و آن‌ها را برطرف کند و معلوم شد یک برنامه دقیق اجرایی لازم است تا این اقدامات در زمان معین به اهداف خود برسند و معلوم شد که ما باید پس از اجرا به گمبا برویم و نتایج حاصل از اجرای پروژه اصلاحی را در عمل ببینیم تا بتوانیم واقعا مشکل را حل کنیم.

پس این گزارش A3  اولیه یک کار موفق بود و با چند بار نوشتن و اصلاح آن، ما به نتایج فوق العاده‌ای دست خواهیم یافت. و مهم ترین دستاورد آن این بود که ما به یک تیم متحد و هم‌فکر و هم‌رای مبدل خواهیم شد. پس گزارش A3  را یاد بگیرید و از آن برای حل مشکلات خود استفاده کنید. A3  معجزه خواهد کرد.

کاظم موتابیان

برای تکمیل دانش خود در ارتباط با گزارش نویسی A3، کتاب سفر یادگیری را بخوانید.