فراتر از راه‌حل: یک داستان واقعی از قدرت گزارش A3 در کار تیمی

گزارشی که به گزارش A3 معروف است شیوه ای است که تویوتا برای مدیریت کیفیت و شناسایی و حل یک مشکل خاص از آن استفاده می کند. در این شیوه شما باید کل یک مشکل و راه حل آن را در یک کاغذ A3 بنویسید. یک گزارش A3 شامل موارد زیر است: مشکل چیست؟ برای نوشتن این قسمت گزارش شما باید اصل اول تفکر ناب را به کار بندید و فرآیند بهبود مستمر را آغاز کنید. بعد از آن شما باید به کمک ابزارهای ناب، از جمله نقشه جریان ارزش، ریشه مشکل را شناسایی کرده و سپس با توجه به این ریشه، اهداف خود را از پروژه بهبودی که مطرح می کنید، تعیین کنید. این سه مورد مهم در قسمت اول کاغذ A3، نوشته می شوند.

در قسمت دوم کاغذ A3 شما باید راه حل و سپس برنامه اجرای خود را بنویسید که این خود یک گام اساسی در مدیریت تغییر است. و در قسمت آخر باید قسمتی را اضافه کنید که به آن پیگیری می گوییم. در این قسمت باید معلوم کنید که وقتی پروژه بهبود شما اجرا شد، شما کی به بررسی وضع موجود می‌پردازید تا ببینید که پروژه شما به اهداف مورد نظر رسیده است یا نه؟ این مرحله که معادل بخش‌های «بررسی» و «اقدام» در چرخه PDCA است، موفقیت نهایی را تضمین می‌کند.

داستان یک تصمیم‌گیری تیمی در «رایانه صنعت»

به این ترتیب شما باید کل فرآیند شناسایی و حل یک مشکل را در یک کاغذ A3 بنویسید. به نظرتان این کار سخت است یا آسان؟ البته نوشتن یک گزارش درست، نیازمند آموزش و تمرین است اما نوشتن چنین گزارشی، وقتی در نوشتن آن مهارت یافتید، هم سخت و هم آسان است و بیش از هر چیزی محتاج صبر و کار تیمی موثر و تمرکز کامل بر مشکل برای حذف اتلاف‌ها است. به هر حال یکی از توصیه های مهم من به همه شرکت هایی که می خواهند وضع خود را بهبود دهند این است که برای هر تغییری که می خواهند بدهند حتما یک گزارش A3 بنویسند.

سال‌ها پیش ما در رایانه صنعت و در طراحی فرآیند تحویل و تغذیه پارچه برش چنین کاری را انجام دادیم. واقعیت آن بود که مشکل و هم ریشه آن توسط مدیر تولید وقت کارخانه آقای باقر فتحی، مطرح شد و او راه حل را هم از قبل پیدا کرده بود، اما من اصرار کردم که در این باره یک گزارش A3 نوشته شود. ما (در این فعالیت زیبای حل مسئله ناب، من، همکارم خانم مریم دربندی، مدیر دفتر پیشبرد ناب و خود مدیر تولید مشارکت داشتیم) سعی کردیم که با کمال بی طرفی گزینه‌های مختلف را بررسی کنیم و قبل از هر گونه تصمیمی از درستی راه حل همکارمان مطمئن شویم و علی رغم ۴ ساعت کار مستمر برای بررسی راه‌حل‌های مختلف ما سرانجام به نتیجه رسیدیم که روش پیشنهادی مدیر تولید از همه بهتر است و این راهکار به بهترین شکل به اهداف مدیریت کیفیت ما پاسخ می‌دهد و علی رغم کمی تردید؛ همه موافقت کردیم که آن راه حل، عملی شود.

چرا ۴ ساعت برای مشکلی که راه‌حلش را می‌دانستیم وقت گذاشتیم؟

حالا شاید بپرسید که این چه کاری بود، آقای باقری که از همان صبح راه حل را داده بود، پس چرا شما این همه وقت گذاشتید؟
واقعیت این است که وقتی قرار است یک کار تیمی انجام شود باید همه در این موارد با هم مشارکت داشته باشند:

دستاوردهای پنهان A3: فراتر از یافتن راه‌حل

1) مشکلی که مهم است و اولویت دارد و بر جریان ارزش ما تاثیر منفی می‌گذارد،
2) اینکه این مشکل دقیقا چه خسارت‌های خاصی را به ما تحمیل می‌کند و تحلیل علل ریشه‌ای آن چه چیزی را نشان می‌دهد،
3) ریشه این مشکل دقیقا چیست ؟
4) اهداف ما در مورد رفع این مشکل چیست؟
5) راه‌حل برگزیده ما برای حل این مشکل چیست؟ و
6) سرانجام ما برای انجام این مشکل کی و چگونه از منابع خود استفاده می‌کنیم؟ و برنامه مدیریت تغییر ما برای اجرای آن چیست؟

توصیه نهایی: برای هر تغییر یک A3 بنویسید.

بدون این توافقات، شما محال است بتوانید به یک کار واقعی تیمی دست پیدا کنید. اهمیت کار تیمی در بهبود مستمر در همین نقطه مشخص می‌شود. اما به غیر از این مهم، نوشتن گزارش A3 به شما کمک می‌کند که درک درستی از مشکل و ریشه آن پیدا کنید و پیش از پریدن به راه‌حل، بتوانید همه راه‌حل‌های ممکن را بررسی کرده و درباره درستی راه‌حل انتخابی خود تا حدود قابل قبولی به یک اجماع گروهی برسید. توصیه مرا بپذیرید قبل از هر اقدام و تغییری در هر چیزی، یک گزارش A3 بنویسید.
پس یادتان باشد برای نوشتن هر مشکلی کمی وقت بگذارید و یک گزارش A3 بنویسید تا فرهنگ حل مسئله ناب را در سازمان خود نهادینه کنید.

کاظم موتابیان