گمباواک: فرهنگ بهبود مستمر در موسسه آموزشی، مشاوره و انتشاراتی

نزدیک به بیست سال پیش و پس از پنج سال همکاری مستمر و ثمر بخش به این نتیجه رسیدم که دیگر نمی‌توانم به یکی از کارفرمایانم کمک کنم. آن روز به مدیرعامل شرکت گفتم: ”تداوم کار ما بستگی دارد به پر کردن برد اعلان مشکل و بدون آن دیگر به سختی بتوان مشکلات کوچک را شناسایی کرد. اگر نتوانیم مشکلات کوچک را شناسایی کنیم نمی‌توان از بزرگ شدن آن‌ها جلوگیری کرد. در نهایت، همین مشکلات کوچک به مشکلات بزرگ لاینحل مبدل می‌شوند و شرکت را دچار بحران می‌کنند و تمام دستآوردهای ناب از میان می‌روند.“ آخرین حرف من به او این بود: ”تا وقتی بردهای اعلان مشکل به موقع و به طور مستمر و با دقت پُر نشوند من دیگر نمی‌توانم به شما کمکی بکنم.“

جلسه ناب اندیشان: چرا بُردها پُر نمی‌شوند؟

فردای آن روز ما یک جلسه فوری در دفتر ناب‌اندیشان تشکیل دادیم و من تصمیم خود را با همکارانم در میان گذاشتم. بعضی‌ها کار مرا تأیید کردند و بعضی‌ها هم به آن انتقاد داشتند. اما در میان گفتگوها یکی از همکارانم سؤال مهمی مطرح کرد: چرا آن‌ها بُردها را پُر نمی‌کنند؟ و خودش چنین پاسخ داد: انجام چنین کاری نیازمند انضباط و انگیزه بالا است، چطور انتظار دارید آن‌ها چنین کاری بکنند. چرا ما در ناب اندیشان چنین بردی نداریم. چرا برای امتحان هم که شده است یک برد اعلان مشکل برای خودمان پر نکنیم و مشکلات و موانع این کار را در عمل نشناسیم؟

جرقه یک ایده: ناب در خانه؟

این اولین باری بود که به فکر افتادم چرا هیچ وقت ناب را در مؤسسۀ خودم که یک موسسۀ آموزشی، مشاوره و انتشاراتی است پیاده نکرده‌‌ام. روز بعد شروع کردیم به طراحی یک برد اعلان مشکل برای خودمان و تازه متوجه شدیم که کاربرد چنین بردی برای کارهای خدماتی مشکلات بسیاری دارد. پس تصمیم گرفتم برد جدیدی متفاوت از بردهای اعلان مشکل تولید و فروش طراحی کنم.

آغاز سفر نابِ ناب‌اندیشان: تعمیم فلسفه ناب

این سرآغاز سفر نابِ ناب‌اندیشان شد. ما ساعت‌ها روی طراحی یک برد کار کردیم و در نهایت به نتایج شگفتی رسیدیم که ما را به تعمیم فلسفه و روش‌های ناب در امور دفتری و خدماتی هدایت کرد. روش‌هایی که ما ابداع کردیم و به کار بردیم گام به گام ما را به تغییرات دیگری رهنمون کرد از جمله ضرورت داشتن یک برنامه استراتژیک ناب، یک روش برای پیوند زدن کار روزانه و حتی ساعتی هر کس به این برنامه استراتژی به نحوی که هر فعالیتی که در مؤسسه انجام می‌شود به نزدیک تر شدن به اهداف استراتژیک تعیین شده منجر شود.

چالش بزرگ: ایجاد فرهنگ بهبود مستمر

و چنین شد که ما فهمیدیم با یک انقلاب بزرگ در روش کار خود مواجه هستیم و بزرگ‌ترین چالش پیشاروی ما ایجاد فرهنگ بهبود مستمر (استمرار تغییرات ناب و همزمان بهبود آن‌ها) بود. هر دوی این کارها این واقعیت را بر من آشکار کرد که نحوه زندگی من با چنین انضباطی در تناقض است و قبل از آن که بخواهم یک سازمان ناب ایجاد کنم باید خود را ناب کنم. آن زمان من نزدیک به صد کیلو وزن داشتم و از انواع بیماری‌های فیزیکی و روانی رنج می‌بردم از جمله این پندار غلط که «من یک نابغه‌ام و دیگران باید نظرات مرا بر نظرات خود اولویت دهند. این تفکر بزرگ‌ترین مانع استقرار فرهنگ بهبود مستمر در یک سازمان است.»

دستاوردهای یک دگردیسی بیست ساله

طی بیست سال، ما در مسیر ناب شدن فراز و فرودهای زیادی را تجربه کردیم که شرح آن‌ها در اینجا طولانی خواهد شد اما قطعا با شنیدن دستآوردهای آن شگفت‌زده خواهید شد. در اثر بهبودهای نابی که انجام دادیم بهره‌وری کل مؤسسه پنج برابر شد و توانستیم با تعداد نیروی کم‌تر، ساعات کار کم‎‌تر و سختی کم‌تری از یک موفقیت به موفقیت دیگری دست یابیم (البته ما هیچ کس را به دلیل بهبودهای ناب اخراج نکردیم بلکه چند نفری که نمی‌توانستند در سیستم جدید ناب ما کار کنند از ما جدا شدند و ما نیاز پیدا نکردیم که کسی را جایگزین آن‌ها کنیم).

نتیجه: ضرورت فرهنگ بهبود مستمر و نقش بُرد اعلان مشکل

برای شروع و ادامۀ سفر ناب باید فرهنگ بهبود مستمر در یک سازمان نهادینه شود. برد اعلان مشکل یک ابزار مهم برای این کار است چون به کمک این برد می‌توان برنامه‌ها را با واقعیت‌ها به طور مستمر مقایسه کرد، مغایرت‌ها را که همان مشکلات هستند به موقع شناسایی کرد و خیلی سریع علت آن‌‎ها را کشف کرد. بدون بردهای اعلان مشکل عملا بهبود مستمر غیرممکن خواهد شد.

توصیه نهایی: ناب فکر کن، ناب زندگی کن، ناب کار کن

اگر می‌خواهید در کسب و کار خود فرهنگ بهبود مستمر را نهادینه کنید هم‌زمان باید این فرهنگ را در زندگی خود نهادینه کنید. این کار نیازمند آن است که برای خود وقت بگذارید و یک برنامۀ روتین روزانه و مستمر برای انجام تمرینات مختلف تدوین کنید. تمریناتی که به رشد جسم و روح شما کمک می‌کند.

بگذارید یک حقیقت دیگر را هم اینجا بازگو کنم. در واقع طی سفر نابِ ناب‌اندیشان و نتایجی که من در عمل به آن رسیدم این شعار در ذهن من شکل گرفت: ناب فکر کن، ناب زندگی کن، ناب کار کن.

این شعار خلاصه همه واقعیتی است که باید به آن عمل کنید.

کاظم موتابیان